経理業務リモート化

経理お役立ち情報2020.12.18

経理の仕事に長く携わっていますが、経理の仕事をリモート化するのは「難しい」、「いや無理」と思っていました。

何故なら届いた請求書を手に取らないと仕事が出来ないからです。

そのため、朝から晩まで事務所にいて、事務所に住んでいるのではと思うくらい働いていた時もあります。

 

しかし、私の考えはGENに入社してから少しずつ変化しました。

コロナ禍前からリモートで業務を行っており、出社社員との連携や、出社時・リモート時で行う業務の切り分け、クラウドの活用などで、経理業務もリモート化出来る事に気が付きました。

 

電子化の最大のメリットは、検索機能を使用し、必要な書類をすぐに見つけられ業務の効率化を得られる事です。

しかし、コロナ禍でも紙の請求書は今なお続き、領収書・請求書の紙での保存は一向になくなる気配はありません。

 

やはり紙の書類が好きな方は多いなと思います。

理由は?

GENのIT課では、以下の記事が話題にあがっていました。

 

「分析」の紙 vs「パターン認識」の画面

 メディア批評の先駆者、カナダのマーシャル・マクルーハン(1911~1980年)は紙のほうが間違いに気づきやすい理由について、「反射光」と「透過光」の性質の違いを指摘した。前者は本を読むとき、いったん紙に反射してから目に入る光。一方、後者はパソコンやテレビの画面を見る際、直接目に入る光を指す。

 紙に印刷して読むとき、すなわち反射光で文字を読む際には、人間の脳は「分析モード」に切り替わる。目に入る情報を一つひとつ集中してチェックできるため、間違いを発見しやすくなるのだ。

 これに対し、画面から発せられる透過光を見る際、脳は「パターン認識モード」になる。送られてくる映像情報などをそのまま受け止めるため、脳は細かい部分を多少無視しながら、全体を把握しようとする。細部に注意をあまり向けられないので、間違いがあっても見逃してしまう確率が高くなる。

「紙」に印刷すると間違いに気づく理由 =「画面」にはない脳の働きとは?=

(出典:リコー経済社会研究所)

 

なるほど、とても納得しました。

私自身、何度もメール文章を読み直したのに漢字の間違いに気が付かなかった、という衝撃を何度となく経験しています。

 

しかし、やはり領収書・請求書は電子化された方が何かと便利ではないですか?と思ってしまいます。

 

電子帳簿の保存要件は、国税庁管轄の電子帳簿保存法で決められています。

 

領収書・請求書の電子保存化の足枷になるのは、電子帳簿保存法で求められている以下の3項目かと思います。

 

①税務署長の承認・・・電子保存を始める日の3ヶ月前までに所轄税務署長に申請書を提出

②真実性の確保・・・請求書が改ざんされておらず本物であると証明できること

③可視性の確保・・・誰でも容易に視認できること

(出典:国税庁ホームページ
    ①[手続名]国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請
    ②③電子帳簿保存法上の電子データの保存要件

 

恐らく、②の真実性の証明に、手間暇と費用がかかってしまうからでしょう。

電子上「誰が・何を・いつ」を明らかにする為には、電子証明書やタイムスタンプが必要となってきます。

そのための準備・費用・手間を負担に思う会社も多いのではないのでしょうか。

 

しかしながら、電子保存のメリットである

・業務の効率化

・コスト削減

・情報セキュリティ強化

・事業継続対策

などを天秤にかけた時、電子化を考え始める法人は増えてくるのではないかと思います。

 

2021年も、まだまだwithコロナ生活でしょう。

働き方も、まだまだ変わるでしょう。

GENでは、電子化を考える法人様のサポートが増えてくるのではないかと期待しています。



K.N

 

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