経理部ごと請け負う経理請負サービス

9月に「業務マニュアル作成について」というテーマで、開発コーディネーター（開発C）の勉強会を実施しました。

---

勉強会の内容：

◆　なぜマニュアルが必要なのか？
マニュアルは業務を「標準化」させ、組織の生産性を高めるために必要なもの。
業務プロセスを標準化し、マニュアルに落とし込む。　　　　　　　　
マニュアルを通じて、標準化されたプロセスを社内で共有することにより、生産性向上につながる。

◆　成果につながるマニュアルとは
マニュアルは、活用されてはじめて生産性の向上につながる。
「作成だけ」ではなく、"活用される"マニュアルを目指す。

◆　マニュアル作成前に検討すべきこと
①目的の確認
なぜそのマニュアル作成が必要なのか、解決すべき課題を整理する。
②使われる場面の想定
いつ、だれが、どんなときに、どのように使うのか想定する。
③保管方法の検討
必要なマニュアルにアクセスしやすくするためには、どのように保管・管理するのか検討する。

（例）
目的・使われる場面を想定せずにマニュアルを作成。
　　　　　↓
マニュアルを見てもわからない。必要な情報が見つからない。
　　　　　↓
結局、マニュアルを見ない。
　　　　　↓
"お蔵入り"
活用されないマニュアルになってしまう。

◆　GENにおけるマニュアル運用方法
①マニュアルの管理方法、形式を社内で統一するために、マニュアル作成のためのルールブック（マニュアルガイドライン）に基づいて、各自がマニュアルを作成している。
②課、チーム等の組織ごとにマニュアル一覧表を作成し、マニュアルの保管場所がわかるような仕組みにしている。

◆　開発Cの情報交換（担当業務のマニュアルについて）
・担当業務のマニュアルについては、ジョブローテーションの度に、マニュアルが整備され、理解しやすい内容にブラッシュアップされてきている。

・業務の流れを俯瞰できる図やフローチャートがあるといいと思う。スプレッドシートでフローチャート図を作成してみたが、エクセルに比べると運用上、不便な点があると思った。

・ダブルチェックの際に発見したミスについて、同じミスを繰り返さないためにマニュアルに太字等で追記している。ただ、慣れた作業については、毎回マニュアルを見ることが習慣となっていないため、マニュアルから履修してもらうことは難しいと感じている。

・理解度や思考は人それぞれであり、皆に「完璧！」と思ってもらえるマニュアルは不可能だと思っているが、"使いづらい"、"分からない"マニュアルにしないことは重要だと思う。

・業務に慣れてくるとマニュアルに目を通すことはなくなり、変更事項があっても更新が疎かになる。イレギュラー発生時の対応を手軽に追記したり、システムの更新があった時にすぐに修正できるような、見やすい且つ更新しやすいように整えることも必要と思っている。

---

 
開発Cがそれぞれ使いやすいマニュアルを作成するために、色々と工夫したり、模索しています。
リモートワークにおいては、マニュアルの重要度は高いと感じています
開発Cがお互いに情報交換しながら、マニュアル整備を進め、生産性向上につなげていきたいと思います。

H.H.