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10月の開発コーディネーター（開発C）の勉強会では、開発Cのメンバーがそれぞれ自分の担当業務の業務マニュアルについてプレゼンテーションを行いました。

各メンバーが、担当業務のマニュアルについて、どのように運用しているか、マニュアル作成において工夫しているポイント、問題点・課題について発表しました。

 

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発表内容：

１．運用方法について
１）日常業務において
・業務の「To Doリスト」をチームで共有し、進捗確認をしている。
・Daily（日にちベース）の 「To Doリスト」に、作業手順のマニュアルがリンク付けされている。作業者は 「To Doリスト」にしたがってマニュアルを確認しながら、作業を進めるようにしている。
・マニュアルの目次のページに業務の概要、流れ（業務フロー）が記載されている。フローの各手順に、関連するページがリンク付けされている。作業者は業務全体の流れと、詳細の作業手順を確認しながら作業を行っている。

２）OJT、スタッフへの指導において
・連続する業務を行っている場合、その中でミスをしてしまうと、業務完了後の検証でミスを発見するのに時間がかかってしまう。スタッフに対し、小さな作業であってもマニュアルの確認を怠らないように指導している。
・月次締めが終わった後、ミーティングを行い、各自が作業を振り返り、リーダーからフィードバックを行っている。必要に応じてマニュアルの修正・更新を行う。

２．マニュアル作成で工夫しているポイント
１）わかりやすくするための工夫
・業務手順を理解しやすいように工夫をしている。文字の説明書きだけだと一目で理解しにくいので、システムの画面の図を説明書きの横に入れている。マニュアル全体で図の位置をそろえ、見やすい形式に整えている。
・業務で使うファイルに、マクロ、VBAが設定されたエクセルファイルがある。１つのシートが作業手順のマニュアルになっている。マニュアルにしたがって作業を進めていけば、慣れていない人でもスムーズに作業を行うことができる。マニュアルが整備されているため、リモートでのOJTもスムーズに行うことができた。

２）見やすくするための工夫
・見やすくするために表示方法を工夫している。具体的には、セルを方眼紙の形式にすると見やすくなり、また更新を行いやすい。
・マニュアルを活用して情報を追記していくうちに、1ページの情報が多くなりすぎて、必要な情報がどこにあるのか、わかりにくくなってしまった。改善するために、ページの冒頭にページ目次を作成し、各項目のリンクを貼り付けるようにした。リンク付けをうまく活用して、探しやすく見やすい形式にしている。
・システムの画像を画面ごとマニュアルに貼り付けず、確認ポイントだけ抽出して貼り付けている。必要なポイントだけ表示した図を挿入し、図をコンパクトにして図の横に説明書きを記載している。

３．マニュアルに関する問題点、今後の課題
・システムの入れ替えがあり、マニュアルの修正が必要となった。旧システム時のマニュアルが細かく作りこまれていて、更新作業が進まないという問題に直面している。
・チーム内で共有するマニュアルに統一感がないとわかりにくいため、記載内容を統一することにした。作業目的、概要、作業後の成果物（作業のゴール）、作業手順を必須項目とした。
・マニュアルの修正履歴を記録し、チーム内で共有することが必要であると感じている。

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開発Cのメンバーが、自分の所属するチームで使用している業務マニュアルについて情報共有することにより、多くの気づきがありました。

各チームが、マニュアルの形式、マニュアルの運用方法について、それぞれノウハウを持っていることがわかりました。各チームのノウハウをGEN社内で共有して、全社的な改善活動につなげていこうと思います。

早速、開発Cのメンバーが、使いやすい形式のマニュアル、「To Do リスト」について、テンプレートを作成し、GENの社内で共有するという試みを始めています。

H.H.